Política de denúncies

Objecte

Aquesta Política (d’ara endavant, la “Política”) té per objecte formalitzar el funcionament del Sistema intern d’informació d’ABACUS, Societat Cooperativa Catalana de Responsabilitat Limitada (SCCL) (d’ara endavant, “ABACUS” o l’”Organització”). Aquesta Política estableix: (i) el protocol de comunicació de conductes irregulars, il·lícites o contràries a l’ètica que, dins del seu àmbit d’aplicació, afectin directa o indirectament al ABACUS, així com (ii) la actuació, investigació, tramitació i conclusió del procediment que pogués derivar-se. La Política recull també les garanties i proteccions que es dispensaran a les parts intervinents, especialment a la figura de l’informant, així com els seus drets i deures.

La present política és la traducció del compromís d’ABACUS, no només amb el compliment de la legislació vigent (Llei 2/2023, de 20 de febrer), sinó també d’assolir els més alts estàndards ètics i d’excel·lència, i és per això que el procés d’investigació d’irregularitats i el sistema de gestió del Canal intern d’informació estan adaptats a les exigències de la norma UNE-ISO 37002:2021. Per donar exemple d’aquesta cultura d’integritat i compliment resulta essencial identificar i comunicar qualsevol conducta que contravingui els nostres valors.

Abast

La Política resulta d’aplicació a totes les persones físiques i jurídiques que directa o indirectament mantinguin o hagin mantingut relació amb ABACUS respecte d’aquells Fets Denunciables que siguin posats en coneixement de l’Organització a través del Sistema intern d’informació.

Sense ànim exhaustiu, queden inclosos subjectivament: membres del Comitè de Direcció, del Consell Rector, del Consell Social, socis, treballadors (fixos o temporals), becaris i voluntaris amb independència de la forma de relació que els uneixi a ABACUS, així com tercers proveïdors, treballadors en pràctiques o en període de formació, persones que participen en processos de selecció, entitats o persones anàlogament vinculades, amb independència que estiguin en actiu o ja hagin finalitzat la seva relació professional. Les garanties i drets previstos en aquesta política també s’estenen a les persones que presten assistència als informants.

D’altra banda, i a mode merament enunciatiu, els comportaments constitutius de ser objectivament considerats Fets Denunciables són:

• Les conductes que infringeixen o vulneren qualsevol norma o disposició legal aplicable, especialment les relatives a matèria de salut i prevenció de riscos laborals, corrupció, suborn, competència, medi ambient i blanqueig de capitals.
• Les conductes contràries al Codi ètic d’ABACUS.
• Les conductes contràries a qualsevol política, codi o manual que tingui implementada l’Organització.

Referències

CE001_Codi ètic ABACUS. Aprovat pel Consell Rector el dia 15 de Març de l’any 2018. Rev.: 01.

Definicions

• ABACUS: Membres del Comitè de Direcció, del Consell Rector, del Consell Social, socis, treballadors (fixos o temporals) becaris i voluntaris de l’Organització.
• FETS DENUNCIABLES: Aquells fets, comportaments o conductes susceptibles de ser denunciades
• DENÚNCIA: Qualsevol informació relacionada amb els Fets Denunciables i que es posi en coneixement a través del Sistema intern d’informació.

Transparència

La Política constarà publicada en la pàgina web d’ABACUS.

Òrgan competent

El Responsable del Sistema intern d’informació serà l’encarregat de la implementació, compliment i aplicació d’aquesta Política. Segons l’article 8.2 de la Llei 2/2023, el Responsable del Sistema intern d’informació pot ser un òrgan col·legiat, si bé haurà de delegar en un dels seus membres les facultats de gestió del sistema i de tramitació d’expedients d’investigació. El secretari de l’òrgan Responsable del Sistema intern d’informació serà, al seu torn, la persona física delegada. El nomenament de l’òrgan Responsable del Sistema intern i de la persona física delegada, és a dir, del seu secretari, es notificarà, d’acord amb la legislació esmentada, a l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant.

L’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació, sense perjudici del seu auxili per tercers acreditats si fos necessari, serà qui rebi les comunicacions, informacions i denúncies, declararà la seva admissió o inadmissió motivada, impulsarà el procediment investigador, efectuarà i dirigirà l’actuació i investigació i proposarà al Comitè de Direcció de l’Organització la resolució d’aquestes, posant fi a l’expedient.

Mitjans de comunicació de denúncies

Existeixen dues vies o modalitats de presentació de denúncies per part de qualsevol subjecte comprès en l’àmbit d’aplicació de la present política:

1. Posada en coneixement de l’Organització de qualsevol Fet Denunciable a través de l’adreça de correu electrònic canaletic@abacus.coop. És una via que permet garantir, a més de la confidencialitat, l’anonimat de l’informant, si bé s’adverteix a aquests que utilitzin un compte de correu que no incorpori dades personals que facilitin la seva identificació.
2. Qualsevol persona física podrà informar davant de l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant o davant de les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, de la comissió de qualssevol Fets Denunciables, ja sigui directament o prèvia comunicació a través del corresponent canal intern.

Informacions i denúncies

Qualsevol Denúncia o informació que es faci arribar al correu electrònic canaletic@abacus.coop haurà de complir amb els requisits següents:

• Conducta denunciada: descripció dels fets que es volen posar en coneixement, amb indicació expressa de:
  • data i hora, en la mesura del possible, del que va passar;
  • relat de com van succeir i en què van consistir;
  • identificació dels subjectes involucrats. La informació aportada haurà de ser veraç i completa.
• Acreditació dels fets: aportació d’elements que acreditin els fets denunciats, o que ajudin a acreditar-los.
• No serà obligatòria ni preceptiva la identificació de l’informant, encara que aquest podrà optar per identificar-se si així ho prefereix, indicant-ne el nom i cognoms complets. Les Denúncies anònimes s’admetran i seran gestionades amb les mateixes garanties, i per garantir l’anonimat, s’estableix que el canal adequat és l’enviament mitjançant correu electrònic. És una de les poques vies o mecanismes, quan es permet l’anonimat, que facilita la comunicació ulterior amb l’informant al llarg de la tramitació de la denúncia (com s’indica a la norma UNE-ISO 37002:2021, p. 32).

Admissió i inadmissió de denúncies

Rebuda la Denúncia per algun dels mitjans de comunicació habilitats (apartat 7 de la present política), l’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació resoldrà motivadament (justificant de recepció) sobre la seva admissió o inadmissió a tràmit en el termini de set (7) dies naturals següents a la recepció, llevat que això pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació. Seran motius d’inadmissió la Denúncia falsa, de mala fe, capciosa o que no respecti els requisits recollits a la Política. La inadmissió serà comunicada a la part informant sota la més absoluta garantia de confidencialitat i respecte als seus drets, que podrà fer les al·legacions oportunes en el termini de quinze (15) dies hàbils. L’Òrgan col·legiat responsable del Sistema intern d’informació resoldrà sobre les al·legacions formulades en el termini de quinze (15) dies hàbils des de la recepció. Admesa la Denúncia, s’obrirà el corresponent expedient.

Tramitació de l’expedient

Un cop obert l’expedient, l‘Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació practicarà les actuacions necessàries per a la recerca i l’aclariment consegüent, respectant en tot moment la confidencialitat de les parts i els drets que els són propis. Podrà, a aquest efecte, demanar l’ajut de tercers degudament acreditats, els quals quedaran subjectes al respecte de la present política.

L’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació podrà demanar ajut o assessorament o fins i tot delegar la direcció de la investigació o instrucció de l’expedient, en persones físiques o jurídiques objectives i imparcials, amb independència del tipus de vinculació que tinguin amb l’Organització (laboral, mercantil, etc.).

Les comunicacions entre les parts es faran respectant la confidencialitat de la informació. Es preveu expressament la possibilitat de mantenir la comunicació amb l’informant i, si es considera necessari, l’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació podrà sol·licitar a la persona informant informació addicional.

S’informarà a la persona afectada o denunciada de les accions o omissions que se li atribueixen, i se’n garantirà el dret a ser escoltada en qualsevol moment, si bé aquesta comunicació tindrà lloc en el temps i la forma que es consideri adequat en funció de les circumstàncies concretes dels fets denunciats, per així garantir la bona fi de la investigació.

La tramitació de l’expedient no podrà sobrepassar el termini de tres (3) mesos des de la recepció de la Denúncia, sens perjudici de la seva pròrroga en el cas que resulti justificat per les dificultats pràctiques d’obtenir proves dels fets esdevinguts. L’art. 9.2 de la Llei 2/2023 preveu que es pugui estendre’s fins a un màxim de tres (3) mesos addicionals més en casos d’especial complexitat.

Finalització de l’expedient i resolució

Conclosa la tramitació de l’expedient, l’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació elevarà la seva proposta al Comitè de Direcció, que podrà aplicar les mesures sancionadores que consideri oportunes.

En cas que els Fets Denunciables poguessin ser constitutius de delicte, el Comitè de Direcció actuarà de conformitat amb el Procediment d’accions post-delictives que s’adjunta com a Annex 1 a aquesta Política. En qualsevol cas, es remetrà la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat quan els fets puguin ser indiciàriament constitutius de delicte. En cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea, es remetrà a la Fiscalia Europea.

Principis, drets i deures de les parts

En els procediments de recepció de denúncies i en les investigacions internes que se’n derivin s’aplicaran els principis i les garanties següents:

Anonimat. S’assegurarà als denunciants la possibilitat de formular denúncies anònimes.
Confidencialitat.Les persones responsables de la gestió dels processos de denúncia i investigació han d’observar el secret més estricte sobre la identitat dels informants i dels denunciats, quan tinguin coneixement d’aquestes identitats, així com dels fets denunciats.
Celeritat. S’evitarà qualsevol tipus de dilació injustificada al desenvolupament del procés d’instrucció i investigació dels fets denunciats.
Presumpció d’innocència de les persones investigades. Es garantirà la presumpció d’innocència de les persones denunciades, així com el dret a la defensa i a la contradicció de fets i arguments.
Objectivitat i autonomia. S’evitarà qualsevol tipus d’ingerència interna o externa en el procés de tramitació dels expedients, assegurant que en cap cas no es produeixen conflictes d’interessos.

Les parts intervinents en una Denúncia gaudiran dels drets que els assisteixen, que deriven dels principis reconeguts anteriorment. Així mateix, queden obligats al compliment dels deures que com a tals els siguin aplicables. En especial, han de guardar la més estricta confidencialitat.

Confidencialitat

L’execució de les actuacions que se’n puguin derivar d’aquesta Política i del Sistema intern d’informació, així com la relativa a la informació, documentació i altres elements a què es pugui accedir en aquest exercici, quedaran subjectes a la més estricta confidencialitat (vegeu l’Annex 2 que conté el Llistat de mesures tècniques i organitzatives apropiades per garantir la més estricta reserva i confidencialitat de les dades, proves i informacions derivades de les denúncies formulades al Sistema intern d’informació). Els subjectes i parts que hagin intervinguin hauran de respectar-la, quedant prohibida, sota sanció, la difusió de qualssevol elements, informació i documentació relatius.

Protecció de l’informant

La Política, així com qualssevol actuacions que es derivin dels procediments regulats en aquesta, garanteixen la protecció de la figura de l’informant davant d’eventuals represàlies. En particular, ABACUS investigarà i sancionarà degudament qualsevol comportament o conducta que pogués desprendre’s de la utilització del Sistema intern d’informació i perjudicar l’informant.

Protecció de dades de caràcter personal

El tractament de dades i la totalitat d’actuacions es realitzaran amb subjecció a allò que estipulen el Reglament (EU) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell del 27 d’abril de 2016 (RGPR), i la normativa relacionada. Les parts intervinents tindran els drets per reconeguts legalment, per a l’exercici de les quals hauran d’enviar un correu electrònic a l’adreça de protecciodedades@abacus.coop identificant-se i assenyalant el dret l’exercici del qual es pretén. Podeu consultar la política de privadesa aquí.

Registres

Annex 1
Protocol d’accions postdelictives

Concepte

El Protocol d’Accions Post delictives és l’instrument per mitjà del qual el Comitè de Direcció, quan ha tingut coneixement de la comissió d’un delicte, activa el procés de denúncia del delicte a l’autoritat judicial.

Objectiu

L’objectiu perseguit amb la implantació del protocol és:

• Posar en coneixement de l’autoritat judicial l’existència d’una conducta delictiva.
• Coadjuvar amb l’administració de justícia en la instrucció del procediment judicial.
• Assolir un escenari de compliment que pugui donar lloc a l’exempció o atenuació de responsabilitat penal a l’empresa i al Comitè de Direcció, pels delictes comesos per membres de l’Organització.
• Generar el procés disciplinari i d’imposició de sancions als autors de conductes contràries a les normes de compliment previstes per l’Organització.

Procediment de tramitació del protocol

a) Anàlisi. El Comitè de Direcció analitzarà els informes elaborats per l’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació en el procés de denúncia vehiculat a través del Sistema intern d’informació.

b) Consultes. El Comitè de Direcció podrà consultar un advocat extern, contractat amb aquesta finalitat, amb l’objectiu de demanar la seva opinió professional.

c) Tràmit d’audiència. El Comitè de Direcció pot demanar, si ho considera necessari, declaració escrita del denunciat o persona afectada. Aquest tràmit es donarà per realitzat si en el curs de la investigació prevista a través del sistema intern d’informació ja s’ha pres declaració al denunciat o persona afectada.

d) Resolució. Aquesta fase comprèn:

• Resolució escrita motivada i raonada.
• Notificació de la resolució al denunciat.
• Tràmit d’al·legacions del denunciat.
• Resolució final.

e) Denúncia a l’autoritat judicial. En vista de l’opinió professional de l’expert i si s’acorda en aquest sentit per part del Comitè de Direcció, es formalitzarà denúncia dels fets constitutius de suposat delicte a l’autoritat judicial.

f) Col·laboració. La Junta Directiva prestarà la col·laboració amb l’administració de justícia per aclarir els fets i aportar les proves necessàries.

Annex 2
Llistat de mesures tècniques i administratives

Mesures organitzatives

Genèrica: política de confidencialitat que s’aplica a tots els membres de l’Organització.

Especial: reglament de l’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació que regula expressament els deures de confidencialitat respecte dels membres que l’integren.

Especial: política del sistema intern d’informació.

Mesures tècniques

Recepció de denúncies: recepció en exclusiva per part dels membres de l’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació, mitjançant enviament per correu electrònic.

Mesures específiques del llibre-registre d’informacions.

• Control d’accessos a la carpeta del llibre registre d’informacions.
• Definició de rols i usuaris (membres de l’Òrgan Responsable del Sistema intern d’informació).
• Obligació d’accés després d’autenticació d’usuaris amb rols i poders per a accés i edició a la carpeta del llibre registre d’informacions.
• Backlogs o audit-trail a la carpeta del llibre-registre d’informacions, amb registre i històric de versions tant dels documents com dels accessos i les accions realitzades en aquests.
• Encriptació de tots els documents: encriptació en descans i en viatge (at rest and in transit) de la informació i documents relacionats amb les denúncies.
• Atribució d’un número d’expedient únic per a cada denúncia.
• Termini de conservació límit de 10 anys, en el que es procedirà a la supressió automàtica de les dades i informació obrant a l’expedient.
• Les resolucions d’arxiu de les denúncies (a les quals no s’ha donat curs o que s’arxiven directament per tractar-se d’infraccions d’una altra naturalesa, és a dir, sense rellevància penal) constaran amb les dades personals degudament anonimitzades, sense que sigui aplicable l’obligació de bloqueig prevista a l’article 32 de la LOPDGDD.